Utvecklingssamtal

Verksamhetens behov är utgångspunkten för allt ni gör på jobbet. Därför ska utvecklingssamtalen utgå från vad dina medarbetare behöver för att kunna bidra till verksamheten på ett så bra sätt som möjligt. Utvecklingssamtalet hjälper er att lyfta blicken från vardagen och fokusera framåt.

Du kan göra de individuella samtalen så effektiva och fokuserade som möjligt, genom att hålla ett förberedande samtal med hela gruppen. Då skapar ni en gemensam bild av verksamheten och vart ni är på väg. Mer om det längre ner på sidan.

Förberedelser inför utvecklingssamtal

För att få en bra kvalitet i samtalet behöver både du och din medarbetare förbereda er, även om det är ditt ansvar att leda samtalet.

Om din organisation redan har en färdig mall för utvecklingssamtal utgår du från den. Fundera också på hur och var du ska genomföra samtalet så att det passar just dig och din medarbetare. Oavsett om samtalet hålls på distans eller i ett fysiskt möte är det viktigt att se till att ni får vara ostörda och fokuserade.

Dina förberedelser

Förbered dig genom att tänka igenom följande områden:

• Medarbetarens arbetsuppgifter, ansvarsområden och resultat.
• Vilka utmaningar ni står inför i verksamheten.
• Hur utmaningarna kommer att påverka medarbetarens arbetsuppgifter.
• Vad verksamhetens mål innebär för arbetsgruppen och medarbetaren.
• Hur du ser på medarbetarens roll och möjligheter på längre sikt.
• Vilka utvecklingsbehov medarbetaren har för att kunna nå framtida mål.
• Hur relationerna med kollegorna och dig som chef fungerar.

Medarbetarens förberedelser

Var tydlig när du bjuder in till samtalet hur du vill att medarbetaren förbereder sig.

Här är exempel på frågeställningar att utgå ifrån:

• Är det något som är otydligt runt dina huvudsakliga arbetsuppgifter?
• Vad fungerar bra, och vad kan förbättras?
• Har du kompetens som inte används?
• Saknar du någon kompetens?
• Vill du stärka dina kunskaper inom något område?
• Hur vill du utvecklas på längre sikt?
• Hur fungerar samarbetet med andra?
• Vilken återkoppling vill du ge till mig som chef?

Utvecklingssamtalets struktur

Ett bra utvecklingssamtal omfattar tre olika faser: tillbakablick, nuläge och framtid. Om du inte har en färdig struktur att följa, kan dessa steg vara till stöd.

1. Inledning

Inled med att sätta ramar och struktur för samtalet. Vilka förväntningar har ni, hur lång tid är avsatt? Börja därefter gärna med en fråga som sätter tonen och gör att medarbetaren slappnar av. ”Vad är du mest nöjd med under året som gått” är ett exempel.

2. Tillbakablick och nuläge

Börja med att prata om medarbetarens arbetsuppgifter och ansvarsområden. Prata om hur det går, vad medarbetaren tycker är roligt och stimulerande, vilka utmaningar som finns och om något är otydligt. Fråga hur medarbetaren trivs och om arbetsbelastningen är på rätt nivå.

Stäm av om medarbetaren har rätt förutsättningar för att göra ett bra jobb. Finns det något du som chef kan göra för att skapa bättre förutsättningar?

Låt medarbetaren beskriva sina prestationer, styrkor, utvecklingsområden och vad som varit särskilt utmanande respektive mest stimulerande.

Ge din bild av medarbetarens prestationer och bidrag till verksamheten, både vad hen har gjort och hur hen har gjort det. Dela din syn på styrkor och utvecklingsområden. Utgå från organisationens lönekriterier, så ni lägger fokus på de beteenden som är relevanta för verksamheten.

3. Verksamhetens mål och kommande utmaningar

Berätta hur verksamhetens mål och kommande utmaningar kommer att påverka gruppen och medarbetaren.

Fråga om medarbetaren ser några förbättringsområden i det dagliga arbetet, till exempel om förändringar krävs för att ni ska nå de uppsatta målen. För en dialog kring vad medarbetaren vill, vad verksamheten behöver och vad du som chef tycker.

4. Kompetens

Fråga vilken kompetens medarbetaren eventuellt saknar för att klara av sitt fortsatta uppdrag. Prata om vilka lösningar som kan finnas för att utveckla kompetensen. Förutom utbildning kan det till exempel handla om förändringar i arbetsuppgifter eller arbetsgrupp, att delta i ett projekt, ha en mentor eller att gå bredvid en kollega.

5. Långsiktig utveckling

Fråga vad som driver medarbetarens professionella utveckling, och vad hen ser framför sig på längre sikt. Diskutera vilka möjligheter som finns att tillmötesgå den utvecklingen i verksamheten.

6. Relationer

Be medarbetaren berätta om hur samarbetet och relationerna fungerar med kollegor i den egna gruppen, med andra enheter, kunder och andra intressenter. För en dialog kring vad ni vill förändra, och hur ni kan göra det.
Prata också om ert eget samarbete. Be medarbetaren om återkoppling till dig som chef och för en dialog om vilka förväntningar ni har i ert samarbete och er relation.

7. Nya mål

Att formulera nya individuella mål är viktigt. Det behöver dock inte vara en del av utvecklingssamtalet, utan kan göras i ett separat målsamtal.

De viktigaste målen är de som direkt stöttar verksamhetens övergripande mål. Målen kan både handla om tydligt mätbara resultat, och om beteenden som bidrar till verksamhetens utveckling. Kom överens om hur och när ni ska följa upp och utvärdera målen.

Mer om olika typer av mål hittar du här.

Utvecklingssamtal i grupp

Ett samtal med hela gruppen ger en gemensam bild av verksamheten inför de individuella utvecklingssamtalen.

Ett förberedande gruppsamtal gör de individuella samtalen mer effektiva, eftersom ni då kan fokusera på den enskilda medarbetaren.

För att få ut så mycket som möjligt av samtalet i grupp, be medarbetarna att förbereda sig utifrån ett antal frågeställningar.

Du som chef leder samtalet, och ser till att alla kommer till tals. Är ni många, kan ni dela upp er i flera grupper.

Exempel på ämnen att prata kring i grupp:

• Gruppens arbetsuppgifter.
• Verksamhetens övergripande mål.
• Enhetens mål.
• Möjliga utvecklingsområden.
• Nya utmaningar.
• Vilken kompetens som finns i gruppen.
• Nya eller andra kompetensbehov.
• Möjliga förbättringsområden.
• Samarbete och relationer inom gruppen, med andra delar i verksamheten och övriga intressenter.

Hur samtalet går beror på gruppens mognad, vilken tillit och vilket förtroende som finns mellan medlemmarna i gruppen och för dig som chef.

Här kan du läsa mer om grupputveckling